Cómo utilizar los reportes
Los reportes de ENCOM permiten consultar la información registrada en el sistema para realizar análisis, controles administrativos y seguimiento de las operaciones de su empresa.
Aunque cada reporte muestra información diferente, la mayoría comparte las mismas herramientas de consulta y filtrado.
Acceder a los reportes
Para acceder a los reportes:
Ingrese al Panel Administrativo.
Seleccione Reportes desde la barra lateral izquierda.
Elija el reporte que desea consultar.
Los reportes se encuentran organizados en las siguientes categorías:
Ventas
Inventario
Administrativos y Financieros
Seleccionar un rango de fechas
La mayoría de los reportes permiten consultar información dentro de un período determinado.
En la parte superior encontrará un selector de fechas donde podrá indicar:
Fecha inicial.
Fecha final.
Una vez seleccionado el período, el reporte actualizará automáticamente la información mostrada.
Consejo: Si no encuentra un registro, verifique primero que el rango de fechas seleccionado sea el correcto.
Tenga en cuenta que todos los reportes sólo puede vizualizar por mes a excepción Reportes>Transacciones que puede visualizar hasta un rango de 2 meses.
Buscar información
En la parte superior derecha encontrará el campo Filtrar listado.
Este buscador permite localizar rápidamente registros utilizando cualquier dato visible en el reporte.
Por ejemplo:
Nombre del cliente.
Número de documento.
Usuario.
Caja.
Producto.
Categoría.
Observaciones.
La búsqueda se realiza de forma inmediata mientras escribe.
Ordenar columnas
Muchos reportes permiten ordenar la información haciendo clic sobre el nombre de una columna.
Al seleccionar una columna podrá visualizar los registros:
De forma ascendente.
De forma descendente.
Esta función resulta útil para localizar rápidamente:
Las ventas de mayor importe.
Las fechas más recientes.
Los movimientos más antiguos.
Los clientes con mayor actividad.
Mostrar u ocultar columnas
Algunos reportes incluyen el botón Columnas.
Esta herramienta permite personalizar la información visible en pantalla, ocultando aquellas columnas que no sean necesarias.
De esta forma podrá adaptar el reporte según sus necesidades.
Exportar un reporte
Cuando el reporte lo permita, encontrará el botón Exportar listado.
Esta opción genera un archivo con la información actualmente visualizada, respetando los filtros aplicados.
Es recomendable utilizar esta función para:
Compartir información.
Realizar análisis externos.
Conservar respaldos.
Elaborar informes.
Cargar más registros
Si el reporte contiene una gran cantidad de información, inicialmente solo se mostrarán los registros más recientes.
Presione el botón Cargar más para visualizar registros adicionales.
Puede repetir esta acción tantas veces como sea necesario.
Totales
Algunos reportes muestran un resumen al finalizar la tabla.
Dependiendo del reporte, podrá visualizar:
Total de ventas.
Total de ingresos.
Total de egresos.
Cantidad de registros.
Importes acumulados.
Estos valores se calculan únicamente sobre los registros visibles según los filtros aplicados.
Interpretar la información
Antes de sacar conclusiones sobre un reporte, verifique siempre:
Que el rango de fechas sea correcto.
Que no existan filtros activos.
Que esté consultando la sucursal correspondiente.
Que los datos hayan sido registrados correctamente.
Esto ayudará a evitar interpretaciones incorrectas.
Consejos para obtener mejores resultados
Utilice rangos de fechas cortos para realizar búsquedas más rápidas.
Aplique filtros antes de exportar la información.
Verifique periódicamente los reportes administrativos para detectar inconsistencias.
Consulte los reportes de inventario para controlar el stock disponible.
Revise los reportes financieros para realizar conciliaciones y controles de caja.
Preguntas frecuentes
No encuentro una venta o un movimiento.
Verifique que:
El rango de fechas sea correcto.
No existan filtros aplicados.
Esté consultando la sucursal correspondiente.
¿Por qué un reporte muestra menos información que otro?
Cada reporte consulta información distinta y posee filtros independientes.
Por ejemplo, el reporte Movimientos de Caja muestra únicamente ingresos y extracciones manuales, mientras que Transacciones incluye las ventas registradas.
¿Los reportes se actualizan automáticamente?
Sí.
Los reportes reflejan la información registrada en el sistema al momento de la consulta, salvo en aquellos casos donde existan procesos automáticos o sincronizaciones externas que puedan requerir algunos minutos para completarse.
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